La dématérialisation des processus RH représente une véritable révolution dans le monde du travail. L’essor de la digitalisation et l’intégration de nouvelles technologies ont encouragé les entreprises à adopter cette pratique qui consiste à délaisser progressivement le format papier au profit d’une gestion intégralement numérique.
Ainsi, un logiciel dédié à la dématérialisation RH permet aux responsables des ressources humaines et aux employés de gérer toutes les procédures liées à leurs activités professionnelles directement en ligne, sans avoir besoin de produire et de stocker des documents papier. Ce changement présente de nombreux avantages pour les entreprises ainsi que pour les salariés. Dans cet article, nous vous donnons toutes les clés pour comprendre cette transformation vécue par les départements RH et comment la mettre en place efficacement au sein de votre structure.
Les principaux domaines concernés par la dématérialisation RH
La dématérialisation RH englobe de nombreuses actions et responsabilités que doivent assumer les entreprises. De nombreuses tâches courantes peuvent désormais être accomplie électroniquement, ce qui facilite non seulement le suivi mais aussi préserve l’environnement. Parmi les principales missions des services RH impactées par le recours à un logiciel de dématérialisation :
Gestion des contrats de travail
Leur création, leur signature, leur modification et leur conservation sont autant de procédures qui peuvent être gérées numériquement, réduisant ainsi les délais et le volume de documents papier à stocker.
Émission des bulletins de paie
Depuis 2017, cette mesure a été rendue obligatoire afin de simplifier cette procédure souvent fastidieuse. Les entreprises ont ainsi l’obligation de fournir une version électronique des fiches de paie pour leurs salariés.
Gestion des congés et des absences
Avec un logiciel de dématérialisation RH, les demandes de congés et d’absences sont enregistrées directement par les employés sur la plateforme en ligne. Les responsables de gestion obtiennent ainsi une meilleure visibilité des plannings et des disponibilités de chacun, ce qui facilite grandement la planification du travail.
Les principaux avantages de la dématérialisation RH
Le recours à un logiciel de dématérialisation RH comporte plusieurs bénéfices tant pour les entreprises que pour les salariés. Parmi ces atouts :
Un gain de temps considérable
En optant pour la dématérialisation, les départements RH peuvent automatiser de nombreuses tâches chronophages telles que le classement ou la recherche de documents. Il est aussi plus rapide de traiter des requêtes grâce aux alertes automatiques lorsque des actions sont nécessaires.
Une économie sur les coûts de production et de stockage de documents
La suppression progressive des documents papier permet simultanément de réduire les dépenses liées à l’impression et aux fournitures, ainsi que les besoins d’espace pour conserver les archives RH.
Une réduction des risques d’erreurs
Les logiciels de dématérialisation permettent d’éviter les erreurs dues aux manipulations manuelles et offrent une meilleure sécurité des données, notamment grâce à la sauvegarde automatique des fichiers électroniques.
Un respect accru de la législation et de la confidentialité
Les services RH en charge de faire appliquer les réglementations en vigueur bénéficient d’une plus grande traçabilité des procédures internes. Les contrôles sont ainsi facilités et le niveau de conformité augmente. De même, le traitement des documents électroniques assure un meilleur respect de la confidentialité des informations personnelles.
Mettre en place la dématérialisation RH au sein de son entreprise
Pour réussir l’implantation d’un processus de dématérialisation RH, voici quelques étapes à suivre :
Choisir un logiciel adapté à vos besoins
Cette démarche nécessite une analyse approfondie du marché des solutions de gestion des ressources humaines existantes qui peuvent convenir aux spécificités de votre entreprise. Il est essentiel de prendre en compte la taille de la structure, ainsi que ses besoins précis en termes de fonctionnalités.
Obtenir l’adhésion des collaborateurs et les former
Dangereux serait négliger l’aspect humain. La transition vers la dématérialisation RH doit être accompagnée d’une communication interne efficace, expliquant les enjeux et les bénéfices de cette nouvelle approche pour le bien-être des salariés et la performance de l’entreprise.
Vérifier la conformité légale et sécuritaire des documents électroniques
Il est nécessaire de s’assurer que la mise en place du processus de dématérialisation respecte scrupuleusement la réglementation en vigueur concernant la gestion des données personnelles et professionnelles des salariés.
Procéder par étapes dans la transformation des processus RH
Enfin, il est recommandé de réaliser un déploiement progressif afin de pouvoir pallier facilement aux éventuels problèmes ou imprévus qui peuvent survenir lors de la mise en oeuvre du logiciel. Dans cette optique, la meilleure solution serait souvent de procéder module par module pour éviter de perturber toutes les activités en même temps et de se donner la possibilité d’observer les premiers résultats avant d’étendre la dématérialisation à tous les services.
La dématérialisation des ressources humaines est aujourd’hui véritablement amazone à la proue des politiques de modernisation des entreprises. Ainsi, elle permet une plus grande réactivité face aux changements et aux besoins croissants du marché du travail.
